Como ser mais rápido para tratar não conformidades?

Qualidade

Como ser mais rápido para tratar não conformidades?

Fonte: http://www.qualidadebrasil.com.br/

Várias organizações tem sérios problemas com o tempo em que uma não conformidade fica aberta, até porque, muitas vezes, isso está totalmente ligado com o compromisso dos funcionários com o sistema de gestão da qualidade e a falta de treinamento ou compreensão das pessoas que estão executando as ações.

Em todo caso, um indicador que aponta gasto de muito tempo no tratamento de não conformidades deve ser analisado com calma e muita atenção.

Obviamente, nenhuma não conformidade é igual a outra, e realmente, há situações mais complexas que demandam mais tempo para desenvolver e acompanhar ações corretivas e preventivas, porém, pensando de forma geral, quando o tempo gasto é na execução dos planos de ação em si estará tudo bem, o problema real é quando o tempo se estende porque a informação demorou para chegar ao responsável, os responsáveis não conseguem resolver os problemas por não conseguirem ter uma visão sistêmica da ocorrência toda, há muita burocracia dentro da organização e o processo se perde no meio do caminho.
Sempre que se fala em plano de ação de não conformidade, é bom lembrar que o plano é importante, mas o centro das atenções nunca deixará de ser a AÇÃO, na resolução do problema de fato, e se a informação não fluir, se as coisas não cooperarem para que a ação se desenvolva, você tem um problema muito sério: sua equipe se desgasta muito com coisas adjacentes ao que realmente devem fazer.

Como proceder então?

Você precisa de algo que te ajude de fato, que te desenvolva, que te dê mais qualidade e não que te enrole mais.

Vários softwares fazem o serviço chato de controlar o processo como padronizar seu processo de tratamento de não conformidades centralizando informações em um só lugar, ou seja, esquece aqueles milhões de planilhas que chegam no seu e-mail, quando você for falar de não conformidade, você pode abrir uma página na web com todas as informações que você precisa em qualquer lugar em que você estiver.

É possível ainda definir responsáveis e participantes para ações, onde qualquer um pode comentar, reportar andamento ou custos, anexar documentos, notificar outros usuários envolvidos e todos os participantes da ação respectiva receberão automaticamente um e-mail informando a atividade que você fez naquela ação, assim, poupa tempo com ligações, reuniões, ou até por ter que esperar tal pessoa estar na empresa para se comunicar. Fluir a informação não será mais um desafio tão complicado assim.

Existem softwares que já possuem ferramentas como o 5W2H, ciclo PDCA, método dos 5 Porquês e Diagrama de Ishikawa, ou seja, eles dispõe de tudo o que é necessário para realizar a melhoria na sua organização.

Veja bem, agora que o seu desafio não é mais o processo, você pode trabalhar tranquilamente o compromisso das pessoas com a qualidade, que também é um desafio. Mas entenda que você terá mais tempo para pensar sobre assuntos mais estratégicos que valorizarão ainda mais seu trabalho.

Quando falamos de não conformidade contamos que você já sabe que ser notificado de uma não conformidade é uma oportunidade e não um desgosto, sendo assim, é importante que você faça isso da melhor maneira possível.


(postagem 169)