A3: um processo de gerenciamento produtivo eficaz

Gestão

A3: um processo de gerenciamento produtivo eficaz

A Toyota continua tendo um modelo de gestão amplamente copiado mundo afora, naquilo que os pesquisados chamam de Lean Manufaturing – a chamada Produção Enxuta.

Um dos pilares do sucesso Lean está em um método (alguns pesquisadores denominam de processo e aprendizagem contínua) de gerenciamento que tem se mostrado eficaz na solução de problemas e na execução dos planos da empresa japonesa: A3.

Um nome bem simples que diferente do significado real de um papel em tamanho 30 x 42 cm universalmente conhecido, em especial nos meios que lidam com gestão de projetos. Na Toyota, A3 significa uma metodologia de agir perante um problema, desafio ou projeto a ser implementado, transformando-se em uma ferramenta de gerenciamento do TPS – Sistema de Produção Toyota.

No método A3, cada desafio que a organização precisa enfrentar (projeto ou problema) deve ser registrado em uma única folha de papel A3. Nada mais, nada menos. Exatamente nesse papel.

Os gestores e seus liderados precisam colocar nesse papel todo o detalhamento de como é o problema, como será abordado, as análises, as ações corretivas e plano de ação, enxergando o todo de forma prática, simples, com muita síntese e foco. Esse método obriga os envolvidos a fazer análises com mais profundidade, tomar as iniciativas necessárias e assumir as responsabilidades pela solução.

Com essa prática, a empresa eliminou os entediantes e imensos relatórios que quase ninguém lê por falta de tempo e, com isso, melhorou a gestão do tempo dentro das suas montadoras pelo mundo.

Modelo de A3

Listamos abaixo os principais pontos do chamado Pensamento A3, sabendo-se que o ideal é escrever sempre a lápis, o que possibilita correções durante o processo de geração das ideias e revisões futuras.

O título do A3 – É ele que vai delimitar o problema, desafio ou projeto a ser enfrentado ou implementado na empresa;

Responsável e a data – Identificação a respeito de quem é o responsável pela execução do que está registrado naquele A3, além da data de quando o documento foi elaborado e revisado pela última vez;

Contexto – Detalhamento  do contexto do que está sendo feito ou planejado explicando a importância do problema a ser resolvido,  o desafio a ser enfrentado ou o projeto a ser implementado;

Condições atuais – Explicações sobre o que ocorre ou o que se sabe hoje sobre o problema, desafio ou projeto a ser trabalhado., incluindo quadros, gráficos, desenhos, mapas, caso sejam necessários para melhorar e ampliar a visualização;

Objetivo e metas – Essa parte deve descrever claramente e o mais preciso possível o resultado que se espera conseguir, sempre detalhando quais são os resultados específicos exigidos;

Análise – Parte do documento em que se relata  a situação e as causas, ou seja, detalhar a  relação entre a causa e o efeito que criaram a oportunidade entre o que se tem hoje e o que se espera conseguir;

Contramedidas propostas – Essa seção do documento define  as ações corretivas com foco no problema, no desafio ou nos objetivos ou metas, em busca da causa raiz;

Plano – Aqui nessa etapa se detalha todas as atividades e os indicadores do plano de ação, que deve ser objetivo e claro, além de explicitar quem faz o quê e quando, sempre visando resolver o problema, atingir a meta ou implementar o projeto;

Acompanhamento – Ao final se detalha o acompanhamento e o aprendizado obtido durante o enfrentamento do problema, desafio ou projeto a ser implementado, gerando o histórico.

Segue algumas orientações para o processo de feitura do A3 com um conjunto de perguntas que devem ser respondidas na reunião de geração do papel:

Qual é o problema ou questão?
Quem é o responsável pelo problema?
Quais são as causas raiz do problema?
Quais são as contramedidas possíveis?
Como você decidirá que contramedidas propor?
Como irá obter a concordância de todos os envolvidos?
Qual é o plano de implementação: quem, o quê, quando, onde e como?
Como saberá se suas contramedidas funcionam?
Que problemas de acompanhamento você pode prever? E quais podem ocorrer durante a implementação?
Como você vai capturar e compartilhar o aprendizado?

(postagem 86)