Plano de ação - 5W2H

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Como fazer Plano de Ação 5W2H

Se seus projetos não andam, suas reuniões e brainstorms são ótimas mas nada de real acontece, então você precisa aprender como fazer um plano de ação 5W2H.
Uma boa solução para resolver impasses, situações difíceis ou conseguir ideias inovadoras é usar técnicas para pedir ajuda. Essas técnicas geralmente vêm disfarçadas por nomes bonitos, como reunião da diretoria ou brainstorm.

É surpreendente como ideias simples e efetivas podem surgir da pessoa que não se espera. Quando uma reunião é bem feita, com um objetivo definido, pauta previamente publicada e hora para começar e acabar ela passa a ser interessante e principalmente a atingir o seu alvo.
Porém, é comum permitir que as reuniões terminem sem um plano de ação. Nos brainstorms não é recomendado ficar se prendendo aos  ’comos’ e ‘quandos’ para deixar as idéias fluírem, mas nada impede que se faça um plano de ação logo após o término da reunião.

Apresentando o plano de ação 5W2H

5W2H é basicamente um formulário para execução e controle de tarefas onde são atribuídas as responsabilidades e determinado como o trabalho deverá ser realizado, assim como o departamento, motivo e prazo para conclusão com os custos envolvidos.
Recebeu esse nome devido a primeira letra das palavras em inglês:

1 – What (o que será feito),
2 – Who (quem fará),
3 – When (quando será feito),
4 – Where (onde será feito),
5 – Why (por que será feito)
1 – How (como será feito)
2 – How Much (quanto custará)

Existe também uma variação do plano de ação que nada mais é do que o 5W2H, mas sem o How Much (quanto custará) formando a sigla 5W1H.

Como e porque fazer um plano de ação

O plano de ação é acima de tudo um conceito. Há ocasiões em que um plano de ação muito simples é viável, porém em outros casos é necessária a criação de um documento para fins de arquivamento, reflexão e principalmente comunicação eficiente e visual com outras pessoas envolvidas.
Este documento também servirá para você coordenar, manter e controlar as ações que deverão ser tomadas dentro de um prazo, em direção ao objetivo estipulado para o plano de ação.

O plano de ação começa com o planejamento estratégico para a solução de determinado problema ou meta que se deseja alcançar. O planejamento estratégico inicia-se com o levantamento de dados que você pode fazer sozinho com ajuda de fluxogramas ou em reuniões.
Com as idéias, dados e o objetivo em mãos basta desenvolver uma planilha com os 5W e 2H para preenchimento e impressão.

Simples, não? Basta responder às sete perguntas do 5W2H que você terá um belo plano de ação. Entretanto alguns cuidados são necessários:

• Ao responder à pergunta “O que fazer?” garanta que a ação está atacando a causa do problema e não o efeito. Um exemplo disso seria uma ação para, em uma fábrica de automóveis, reduzir o número de peças rejeitadas por falhas na pintura. Uma ação que combate o efeito seria refazer a pintura, enquanto uma ação para combater a causa seria melhorar o controle e a seleção dos fornecedores de tinta.
• A pergunta “Por que fazer?” é importantíssima! Geralmente, em uma empresa, as ações demandam custos e investimentos. Uma boa justificativa pode transformar um projeto reprovado em aprovado. Não existe idéia ruim, existe idéia mal vendida!
• A pergunta “Quando fazer?” pode ser respondida com a data na qual a ação será implementada, com a data até a qual a ação será implementada ou com o período ao longo do qual a ação será implementada.
• Ao definir o “Quem irá fazer?” é importante definir claramente o nome da pessoa responsável pela ação e, preferencialmente, um substituto. Evite utilizar o nome do setor como, por exemplo, RH ou Departamento Financeiro ou Projetos. Evite também atribuir uma ação a uma pessoa que não esteja presente na reunião para ser informada e ter a possibilidade de discordar de sua participação no projeto.
• A pergunta “Como será feito?” é a mais importante do 5W2H! É aqui que o planejamento acontece! Essa pergunta é o coração do plano de ação onde todos os detalhes serão relatados, todas as possibilidades de falha serão estudadas, os efeitos colaterais da ação serão levantados. Aqui se descreve o passo a passo para que a ação aconteça.